Tal vez te hayas preguntado cuán efectivos y eficientes son tus procesos de control y gestión documental de las empresas contratistas con las que trabajas.  Si ese es tu caso, te proponemos una serie de tres artículos consecutivos con preguntas, cuyas respuestas te ayudarán a descubrir, rápidamente, si es el momento adecuado de digitalizar tus procesos y dotar a tu oficina de control de un software especializado, que les permita a tus colaboradores automatizar las tareas repetitivas, logrando un ahorro significativo de tiempo para optimizar y focalizar su atención donde es realmente necesario.

En este primer artículo, comenzaremos por intentar averiguar cuánto es lo que realmente sabes de tus recursos externos, cuál es el impacto en la gestión diaria de tu organización y cuál es la relación que tienes con cada una de tus empresas contratistas. 

¡Empecemos!

¿Sabes cuál es la dimensión de tu nómina de empresas contratistas y cuál es la cantidad de recursos que se encuentran afectados a tus operaciones diarias?

Sí, puede parecer obvio, ¡pero no lo es! Es muy común que las empresas no conozcan la dimensión de su estructura externalizada. Saber con precisión cuáles son las empresas contratistas y cuáles de sus recursos se encuentran afectados a una o varias de tus operaciones no debe de ser subestimado. A diferencia del control manual, un sistema te permite automatizar esta tarea básica, y tan compleja, como lo es llevar el número de personas subcontratadas que hay trabajando en tu planta. Clasificándolos, además, por actividad y diseñando matrices de control individuales para cada una de las empresas. 

¿Podrías afirmar que el vínculo y relación con cada una de las empresas contratistas es ágil y fluido durante el proceso de control?

Las relaciones personales pueden llegar a definir hasta el 80% del trabajo y no deberías dejar que eso afecte la productividad de tu empresa. El sistema de control de contratistas ayuda a las contratistas a organizarse y estas lo valoran y agradecen, en serio. Nuestras encuestas demuestran que la satisfacción de las empresas contratistas aumenta radicalmente cuando las empresas para las cuales prestan servicios disponen de una plataforma de gestión y control documental. Ya que les da la posibilidad de poder disponer de un portal de acceso exclusivo que les recuerde y asista en sus procesos de envío de documentos y gestión de sus nóminas de recursos. 

¿Tienes forma de saber rápidamente cuáles de los recursos de tus empresas contratistas se encuentra aptos para realizar sus tareas?

Esto quiere decir saber a diario quién tiene en regla todos sus documentos para que no sea un riesgo para tu empresa. Un sistema de control minimiza la posibilidad de que los recursos de las empresas contratistas, afectados a operaciones estratégicas en tu compañía, se encuentren inhabilitados. Lo que en el corto y mediano plazo redunda en la disminución de riesgos y contingencias laborales y en el incremento de tu productividad y la de cada una de las contratistas.

¿Y sabes con cuántos de ellos podrás contar en un nuevo proyecto a mediano o corto plazo?

La organización de tus contratistas te ayuda a evitar inhabilitaciones en el futuro. Un software como Certronic, te ayudará a visualizar rápidamente cuál es el estado de habilitación de cada uno de los recursos y proyectar cuál será en el mediano o largo plazo, pudiendo conocer anticipadamente con quiénes de ellos podrás contar, para un proyecto determinado. No tendrás contratiempos de último momento por inhabilitaciones, tus operaciones y sus actividades están garantizadas.

¿Qué tan ágil es tu control de acceso a planta?

Hablando de contratiempos, es inevitable hablar del acceso a planta. Muchos clientes, antes de contratar a Certronic, creían que mejorar los niveles de acceso estaba fuera de su control, porque eran las empresas contratistas las que incumplían. Al facilitar la habilitación de la nómina de recursos, los accesos a planta ya no son un inconveniente. Esta agilidad se logra porque la empresa contratista, y hasta el mismo recurso, puede consultar y visualizar si podrán acceder en una fecha determinada en función de su estado de cumplimiento actual o proyectado. Este representa un beneficio por partida doble, a la empresa que contrata, porque la concurrencia de recursos no habilitados a acceder se reduce drásticamente y, para la empresa contratista, porque se ahorra un viaje o la situación de que alguno de sus recursos sea rechazado en su ingreso a las instalaciones. 

¿Puedes identificar y dimensionar cuáles son los riesgos que representan cada una de las empresas contratistas en tu compañía? 

En principio debemos afirmar que no todas las empresas contratistas representan el mismo riesgo. Poder contar con ellas es un gran alivio, pero también puede ser un gran dolor de cabeza. Un efectivo proceso de control de contratistas, impacta directamente en la baja de los niveles de riesgo por solidaridad laboral. Si además dispones de un software como el de Certronic, podrás rápidamente identificar cuáles son las empresas contratistas o recursos que requieren de mayor atención, por representar mayores niveles de riesgo, pudiendo focalizar la gestión en dicho segmento hasta lograr su normalización. Pudiendo anticipar los eventos desafortunados antes de que sucedan. 

Analizar la situación en la que se encuentra tu empresa es el primer paso para mejorar, así que queremos felicitarte por terminar la primera parte. ¿Cómo te ha ido? ¿Crees que puedes optimizar tu proceso de control de contratistas? 

Ahora que ya sabes, o de alguna manera puedes dimensionar, cuánto conoces realmente a tu nómina externalizada, te invitamos a leer la segunda parte en la que, bajo el mismo método, podrás identificar cuáles son las realidades y necesidades de tu equipo de control. Pudiendo, a su vez, descubrir cuáles de las tareas habituales sería posible automatizar, logrando de esta manera simplificar sino agilizar cada proceso, lo que sin dudas, tendrá un impacto directo en tu gestión global de empresas contratistas. ¡No te detengas!